meet inWeb会議・商談システム

「meet in」を導入した親切なお客様対応を提供！
弁護士法人萩原 鹿児島シティ法律事務所の導入事例

弁護士法人萩原　鹿児島シティ法律事務所は鹿児島県に事務所を構え、鹿児島市を中心にしたお客様からの相談や依頼を受けて、困りごとを解決へ導くお手伝いをしている。個人のお客様だけでなく、顧問先である企業に対しても業務上のアドバイスをおこない、法令遵守のための企業法務を提供。また、法律分野のセミナーや研修会を開催して、広い意味での法教育になるような活動も実施しており、顧問先やご依頼者様への法律面からの情報提供などもおこなっている。
弁護士法人萩原鹿児島シティ法律事務所では、お客様からの法律相談や打ち合わせで「meet in」を活用している。

今回は弁護士法人萩原 鹿児島シティ法律事務所がどのように「meet in」を導入し、どのような効果があったかを代表の萩原隆志様にお話を伺った。

「meet in」を導入することで、お客様対応の幅を広げたい

――「meet in」導入の背景を教えてください。

萩原氏：高齢者や「障がいをお持ちの方」のための新しい財産管理・相続対策として民事信託・家族信託という制度があるのですが、そのより充実したサポートをおこなうために、オンラインツールである「meet in」の導入を決めました。

民事信託・家族信託という制度はご家族全員に対して制度の説明をする必要があるのですが、なかには遠方に住んでいるご家族がいるケースも存在します。遠方のご家族に対してもしっかり制度の説明をする必要があったため、オンライン面談が実施できるサービスを探していました。今では、民事信託・家族信託はもちろんのこと、相続・遺産分割、交通事故、企業法務などのご依頼者のためにも「meet in」を活用しています。

――業界におけるオンライン普及状況について教えてください。

萩原氏：弁護士業界の中でも2年ほど前まではオンラインでのコミュニケーションはまだまだ普及していませんでした。弁護士業界では紙やFAXで書類をやりとりすることが非常に多く、オンラインでのコミュニケーションはかなり補助的なものだったと思います。

新型コロナウイルスが流行した影響もあり、2020年になってオンラインでの面談が弁護士の業界でもより広まったと感じています。

「meet in」導入で移動時間や交通費などのコストを削減することに成功

――「meet in」導入にあたって検討していたことや、期待していたことなどはありますか？

萩原氏：特に高齢の方でITやWebに慣れていない依頼者様に対して、うまくオンライン面談が実施できるのかという不安がありました。

しかし、「meet in」では事前準備が必要なく、誰でも簡単にオンライン面談が実施できるツールだと聞いたので導入を決めました。依頼者様が事前にアプリなどをインストールする必要がなく、インターネットに接続できる環境さえあれば簡単にできるのはとても使いやすいツールですね。

――「meet in」の導入でどのような効果がありましたか？

萩原氏：「meet in」を導入したことでお客様が来所しなくても気軽に法律相談や打ち合わせができるようになりました。なかには海外にいるご依頼者様に「meet in」を繋いで打ち合わせをするようなケースもありました。海外に在住している依頼者様に対して、いつもと変わらないサービスを提供できました。

弁護士法人萩原 鹿児島シティ法律事務所の弁護士職員も面談のために外出する時間を抑えることができたので、移動時間や交通費などのコストを削減することにも成功しました。「meet in」を導入して確保できた時間で、弁護士が書類の作成やリサーチにより専念する時間が増えたと感じています。また、社内での研修にもより力を入れられるようになりましたね。

――その他に「meet in」の導入で良かったことはありますか？

萩原氏：私たちはチームを組んで仕事をすることも多いのですが、全員が同じ場所にいなくてもコミュニケーションが円滑に取れるようになったことはとても便利だなと感じています。

たとえば、顧問先の企業などに直接出向いている弁護士と他の場所にいる弁護士が「meet in」を繋いで面談を実施するケースもあります。対面でのお打ち合わせとオンライン面談を併用してコミュニケーションをとれるようになったことで、コミュニケーションの幅が広がったと感じました。

「meet in」を使った打ち合わせは、対面での打ち合わせと比べてもクオリティの差は感じなかった

――「meet in」を使ってみていかがでしたか？

萩原氏：「meet in」を活用した面談は、実際に対面で実施する打ち合わせと比べてもクオリティの差はあまり感じませんでした。とても自然な形でコミュニケーションをとることができます。

ご依頼者様に見せたい資料がある場合も、簡単に資料を共有することができるので非常に助かっています。また、相手の顔をみながら話を進められるので、ご依頼者様の理解度をしっかり確認しながらやりとりを進めることができますね。

――ご相談者様に対してはどのような形で「meet in」を使ってもらっていますか?

萩原氏：メールなどでURLを送って実施する場合もあるのですが、事務所のHPに「meet in」によるオンライン面談を実施するためのページを設けています。ご相談者様に事務所のHPにアクセスしてもらい、ルームナンバーを入れてもらうだけで簡単にオンライン面談を実施できるようになっています。誰でも気軽にできるという点で非常に重宝していますね。

思いやりを提供するひとつの手段として「meet in」を活用してほしい

――「meet in」を使って今後達成していきたい目標はありますか？

萩原氏：「meet in」を使う頻度は以前よりも増えてきており、今後も積極的に活用していきたいと考えています。「meet in」には多くの機能が備わっているのですが、まだまだそれを十分に活用しきれていない部分があるのも事実です。今まであまり活用してこなかったホワイトボードや議事録の機能などをうまく活用していければと考えています。

また、対外的に使用するだけでなく、社内でもより活用していければと考えています。事務所内での勉強会や定期的なミーティングでも「meet in」を活用し、効率的に業務がおこなえるような体制を整えていきたいです。

――最後に「meet in」の導入を検討されている方にアドバイスをお願いします

萩原氏：今後、多くの企業でクライアントや従業員に対して親切であること、いわゆる“corporate kindness（コーポレートカインドネス）”が求められると考えています。クライアントや従業員の立場に立って、思いやりを持って仕事ができるかどうかは非常に重要な要素です。

「meet in」は、クライアントや従業員にとっても大変便利なシステムだと思っています。オンライン面談の実施はこちらからお客様に提供する思いやりにつながりますし、それを形にできる手段のひとつだと考えています。

働きやすい会社をつくるという意味でも効果を発揮してくれると思いますので、ぜひ「meet in」の導入を検討してみてください。

――ありがとうございました。