meet inWeb会議・商談システム

「meet in」は顧客とのやり取りから
新人教育まで多方面で活用　
わち人事労務事務所の導入事例

わち人事労務事務所は横浜市に事務所を構え、社会保険や労働保険などの行政手続きの代理代行をはじめ、人事労務にまつわる様々な業務を専門に取り扱っている。

今回、「meet in」の導入きっかけや様々な業務での活用方法について同事務所の代表兼社会保険労務士の和智 英人氏に伺った。

■meet inは初めてのオンライン接続でも使いやすい点が最大の魅力

ーー「meet in」を導入するきっかけを教えてください。

和智氏：ぜひ使ってみてほしいと、紹介を受けたのがきっかけです。
当時社内でテレワークを導入していて、既に会議用オンラインツールは活用していました。お客様ともオンラインでやり取りするようになっていき、契約ライセンスの問題で会議用オンラインツールを利用したいと思った時に利用できないという問題が起こっていました。

そんな時に「meet in」の紹介を受け、社内で他のサービスも使ってみようという話が出たこともあって導入を決めました。

■用途によってオンラインツールの使い分けを実践

ーー「meet in」はどのように使われていますか？

和智氏：基本的にお客様との打ち合わせがメインです。経営者の方はもちろん、時には総務の方や人事の方、事務の方とのやり取りを行う際に、とても便利だと感じています。事前にツールのダウンロードなどをせずに、ワンクリックで接続できてスムーズに打ち合わせをスタートさせることが出来ています。

会議用オンラインツールは、主に社内ツールとしてテレワークの所員と事務所間でやり取りする際に引き続き使用しています。

ケースバイケースでその時に一番利便性の高いツールを選択して利用している
そんなイメージです。

ーー会議用オンラインツールとmeet inでは、どんな違いを感じますか？

和智氏：一番大きく違いを感じたのは、音声です。会議用オンラインツールでは少々聞き取りづらいことがありますが、meet inでは気になりませんね。

また、meet inならではの機能で言うと、「共有メモ」は記事録を作成する際にかなり便利です。文字を入力している過程がリアルタイムに表示され、お相手にも共有されています。尚且つ、共有メモ内容はその場でダウンロードし、テキストデータにすることもできますし。

会議用オンラインツールについている機能としてはあくまでチャット機能なので、議事録として活用するのには少々工夫が必要になってしまって・・・

会議用オンラインツールで打ち合わせをする場合には、別途メモを取って参加者に共有しようとすると、メモの内容をコピー＆ペーストして共有しなければなりません。
内容に更新があったら、またコピー＆ペーストし共有する。　その繰り返しでかなり手間がかかるので、リアルタイムに内容が反映されるmeet inの「共有メモ」はとても気に入っています。

ーー所員の方や、お客様からの反響はいかがですか？

和智氏：meet inはオンラインURLを送付すれば、ブラウザ上で簡単にルームに入れますし、オンラインツールを利用するのが初めての方でも使いやすいのではないかと思っています。

例えば会議用オンラインツールの場合、ミーティングの開催時間と終了時間をあらかじめスケジュール設定する必要があります。会議が時間内に終えられればいいですが、そうなると時間を延長したり再度スケジュール設定し直す必要も出てしまったり・・・
しかし、meet inはオンラインURLを1度作ってさえしまえば、再利用出来るのでそういった当日接続するまでの手間が少ない事も使い勝手のいい理由です。

ーーお客様の方もスムーズに対応できているのでしょうか？

和智氏：中には対面での打ち合わせにこだわる方もいらっしゃいますが、一度慣れてしまえば、こっちの方が楽だと気付かれる方がほとんどです。
わからない方には私がレクチャーして、オンラインでのやり取りを普及することもあるくらいです。操作性がシンプルで簡単ですから。

■アフターコロナだからこそ、より積極的にmeet inを活用していきたい

ーー貴社の今後の方針について教えてください。

和智氏：もっともっとお客様との打ち合わせに活用していきたいと思っています。
以前に比べると行動制限も緩和されつつありますが、コロナ禍でオンライン上でのやり取りに慣れた事もあり、より積極的にオンラインでの打ち合わせやコミュニケーションの取り方として選択肢を増やしていきたいです。

あと最近は、新入所員や他所員の教育にもmeet inを活用しています。
例えば、meet inに接続して新入所員に教育しているシーンを録画して記録として残しておきます。別の所員を教育する際にその録画を活用している状況です。新入所員だけでなく，先輩所員の教育にも活かすことが出来ています。これからも全体的な教育レベルをより上げていくためにもmeet inは使っていきたいですね。

ーー最後に、「meet in」の導入を検討している会社様へアドバイスをお願いします。

和智氏：当事務所のように、録画や記録を残して社内教育に使うという方法は業種・業態に関係なく便利だと思います。

もちろん、新しいサービスを使いこなすまでには時間がかかりますし、問題のすべてが解決するわけではありませんが、自社のニーズに合わせて活用していくことにより、多方面で使い勝手のいい有意義なサービスだと思います。

–ありがとうございました。

＜取材・文・写真＝ 株式会社センターグローブ＞