meet inWeb会議・商談システム

「meet in」の活用方法は無限大
自らの事業だけではなく協力企業の営業先でも活用
ベストパートナーズ三重の導入事例

三重県津市を拠点に県内全体を地盤として、おもに中小企業の労務管理や雇用保険、さらに障害年金の申請などについて、企業や個人の代理手続きなどを中心に請け負っている社会保険労務士法人ベストパートナーズ三重

2020年4月には個人事業所から法人化、さらに事業の拡大を図っている。
現在では県内の数多くの企業に対して労務管理や就業規則についてのアドバイスなどを行い、さらに助成金や法令についてのセミナーなども各種開講。企業の就業ルールや法令関係などの知識浸透へ積極的に活動している。

同法人の岡田健代表に話を伺うと、2019年10月に導入した「meet in」を非常に使いこなしている様子で、岡田氏が考える新しい「meet in」の活用法まで開示してくれた。

システムの改善スピードが速く、便利で新しいサービスも続々登場

――「meet in」導入に当たり、解決したい課題などがあったのでしょうか

岡田氏：私たちの仕事は三重県全域にわたっており、遠い企業であれば往復3時間ほどもかけて訪問し打ち合わせは1時間ほど、という例も多くありました。移動時間と経費削減のために、他社のオンラインツールを使い始めました。当時はコロナ前でしたので、今ほどオンラインミーティングが浸透しておらず、私たちが使い始めても相手の企業にはなかなか理解してもらえない状況でした。

オンラインミーティングに必要なスピーカーやマイクが搭載されていないディスクトップ型のパソコンや、インターネット回線が少し不安定など、環境整備ができていない企業が多く、オンラインツールを活用するまでには苦労しました。

また私たちは各種セミナーを開いて情報発信や勉強会を行っているのですが、わざわざ会場に行かなくても、オンラインで実施できれば便利なのにと考えていました。

――他社と比較して「meet in」の良さはどんな点だとお考えですか？

岡田氏：「meet in」を導入したのは2019年10月。当時は、大人数が参加できるという点をメリットに感じ他のツールを使用していたのですが、セキュリティ面に不安を感じながら使用していました。

「meet in」は基本的にミーティングに参加できる人数が限られていますが、サーバーを使っていないという事もあり、セキュリティの観点も決め手となり導入することに決めました。

また実際に利用してみると「meet in」はシステムを改善するスピードがとても速く、ここも大きな魅力のひとつだと感じています。また資料のダウンロードがゲスト側でも可能な点や会議の内容を文字に起こしてくれる機能、更には日程調整用ツールのCrowd-Calendar(クラウドカレンダー)と連携する事ができ、とても使い勝手が良いツールです。

欲を言うとPDFの資料をその場で編集できる機能や、簡単にアンケートが作れるような機能がついたらとてもありがたいですね。

Crowd-Calendarで予約やスケジュール管理ができ作業効率が20％ＵＰ

――「meet in」のフォロー面についての感想を教えてください

岡田氏：「meet in」の担当の方とはとても親しくさせていただいています。導入直後は頻繁に連絡を取り合って使い方などを教えていただきましたが、つねに快く対応していただきました。

どのシステムでも導入直後は良いのですが、その後はなかなかフォローしてくれなくなるものが多い中で、「meet in」の担当の方は今でも電話の対応もとても良く、質問しやすいため助かっています。

――「meet in」導入後、どのような効果がありましたか？

岡田氏：「meet　in」と連携することによって特に助かっていると感じるのが、Crowd-Calendar(クラウドカレンダー)です。私たちのホームページからクリックひとつでCrowd-Calendar(クラウドカレンダー)に画面が遷移し簡単に相談予約することができます。

またCrowd-Calendar(クラウドカレンダー)に入った予約は私たちのシステムに反映されるように調整してもらいスケジュールの共有ができるため、ダブルブッキングを防ぐことにもつながっています。これまでは電話で予約を受けて日程調整してという作業を何度も繰り返すことがありましたから、「meet in」とCrowd-Calendar(クラウドカレンダー)の連携のおかげで作業効率は20％ほど上がりました。

また移動時間についても例えば往復3時間かかるところへ月に10回行くと30時間になります。その時間と高速道路の利用料金など、時間とコストが大幅に削減されています。

個別相談や商談には資料共有などができる「meet in」が最適

――さらなる「meet in」の独自の活用法があれば教えてください

岡田氏：障害年金について担当している社労士が、実は伊賀市に住んでいるため、相談者が直接会いに行くのはとても大変です。ですからこの津市の事務所に来てもらい「meet in」で伊賀市とつないで話をしてもらおうと考えています。相談する人にとっても便利になると思います。

またセミナー開催の際には、セミナー自体は大人数が参加できるツールを使い、その後の個別相談の時に「meet in」を利用しようと考えています。私たちは今後個別相談を充実させたいので「meet in」が非常に役立ってくれると思います。

私たちはアライアンスという協力関係を持っている企業があり、その営業の方が訪問先で労務関係や法令についての相談を受けた際に、その場で私たちと「meet in」でつないでもらいお答えするというサポートもおこなっています。「meet in」のさまざまな活用方法には今後も可能性を感じています。

――最後に「meet in」の導入を検討されている方にアドバイスをお願いします

岡田氏：まず会議の意図や目的によって、使うオンラインツールを分けた方がいいと思います。一方的にお話をして情報伝達を行うような形であれば大多数が参加できるツールで十分でしょう。

双方向で意見を出し合いながらじっくりと話をする場合でしたら「meet in」がおすすめです。資料の共有なども簡単にできるので、商談などには「meet in」が最適です。

「meet in」にはまだ改善できる面もありますが、リアクションが非常に速くどんどん使いやすくなっています。今後大いに期待したい点としては「電子契約」。これが可能になれば更に普及すると思います。

――ありがとうございました。

＜取材・文・写真＝ 株式会社センターグローブ＞

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