meet inWeb会議・商談システム

対面で行っていた相談業務をすべて「meet in」で
効率アップ　リンク経営研究所の導入事例

中小企業診断士として経営計画の作成や財務分析を中心に、中小企業・小規模事業者様に寄り添ったコンサルティングで支援している株式会社リンク経営研究所。代表・鈴鹿和彦氏の27年間の行政経験と、保有している中小企業診断士・特定社会保険労務士・行政書士などの資格の知識をもとに、補助金や助成金などの支援施策を、非常に分かりやすいコンサルティングにより提供している。

同社では新型コロナウイルスの影響で、お客様との対面での面談が難しくなったことをきっかけにオンラインツールが必要となり、2020年4月に「meet in」を導入した。鈴鹿氏は中小企業庁の事業である中小企業・小規模事業者のための経営相談窓口・岡山県よろず支援拠点でチーフコーディネーターを務めており、こちらでも「meet in」を導入・活用しているという。

どちらの事業もミーティングは、ほぼすべて「meet in」でおこなっているという鈴鹿氏に具体的な活用方法や効果について伺った。

「meet in」導入でお客様からの相談はすべてオンラインへ移行

――「meet in」導入の背景を教えてください。

鈴鹿氏：2020年に新型コロナウイルスが流行し始めた時、対面での面談ができなくなったのが導入のきっかけです。

それ以前は直接顔を合わせて話すことに価値を感じ、対面で仕事をしていました。しかし、緊急事態宣言が出るなどして、お客様と会うことが難しくなりました。そこでオンラインツールが必要になったのですが、セキュリティ対策がしっかりできているツールを導入したいと考えていました。各社ツールの長所や導入事例を検討していたなかで、セキュリティ面の評価が高く使いやすそうな「meet in」を導入することに決めました。

――業務内容は社労士業の割合が大きいとのことですが、業務はオンラインで行えるものなのでしょうか？

鈴鹿氏：社労士の仕事は、オンライン化への親和性が非常に高いと感じています。私達の仕事は、相談を受けてアドバイスをしたり、書類作成等の手続きを代行したりすることが多いです。労働基準法をはじめとした法律サービスを提供しているので、相談もデータのやりとりもオンライン上でおこなえます。

「meet in」導入前はお客様との面談はすべて対面でしたが、現在では、すべてがオンラインになりました。その結果、京都府舞鶴市など岡山県外からご相談くださるお客様もできました。

――「meet in」をどのように活用していらっしゃるのか、教えてください。

鈴鹿氏：お客様とのやりとりはチャットツールでのメッセージをメインとし、面談時に「meet in」を使っています。社員もほぼ在宅ワークにて業務をおこなっています。日中は個別の打合せが必要なときに「meet in」に入ります。在宅ワークでも顔を見合わせながら、URLワンクリックで会話がスタートできる簡便さが重宝しています。

オンラインツールの複数使いで、時間や手間を削減
「meet in」の分かりやすさはお客様からも好評

――「meet in」の導入で、どのような効果がありましたか？

鈴鹿氏：どのオンラインツールでも言えることですが、移動が必要なくなったことで使える時間が増えたことですね。お客様のところに行くたびにしていた、復命書の作成も不要になりました。

また、「meet in」を活用し始めてから、社員のOJTが進んでいるのもよい変化です。お客様との相談時はスタッフも「meet in」にログインして同席しているので、情報共有がスムーズになりました。オフィスに戻ってから必要なことを伝えなければならなかった頃と比べ、伝える手間がなくなりましたし、伝え漏れも防ぐことができています。

オンラインで相談を受けて対応できることが分かったので、顧問料を下げ、チャットツールを活用してメインに相談対応をする事業も始めました。以前は月1回の訪問時にしか相談を受けられませんでしたが、メッセージでいつでもご相談いただけますし、会話が必要なときには「meet in」を使用して相談を受け付けています。必要なときすぐに相談できるようになったので、お客様にとっても便利になったのではないでしょうか。

――――「meet in」について、お客様からはどのような反応がありますか？

鈴鹿氏：お客様にとっても簡便で使いやすいツールなのでご好評いただいております。普段使っているブラウザ上で使えるので、パソコンが苦手な方にも説明すればすぐに使い方をご理解いただけます。

弊社ではホームページ上に「meet in」のルーム名を入力できるフォームを設置しています。お客様ごとにお伝えするルーム名を入力して、ご利用いただいております。簡単作業で打ち合わせや相談がスタートできるので、お客さまにも説明しやすく助かっています。

相談時によく使うツールは画面共有と、共有メモです。共有メモには、決まったことをその場で記録し、議事録として保存しています。これは分かりやすいと好評です。

正直、「meet in」導入前はオンラインではビジネスが成立しないのではないかと心配していました。しかし、社会全体でオンラインミーティングが一気に広まりましたし、経営者の方たちもパソコンスキルは持っているので何の問題もありませんでした。

これまで、業務内容を説明するパンフレットを30万円ほどかけて作成してきました。しかし、ホームページからダウンロードできれば、パンフレットを用意することも不要になり、経費も削減できるのではないかと期待しています。

別の視点ではツールを活用して移動時間がなくなったメリットの裏で、移動時間にできていたリフレッシュする機会がなくなったり、仕事が増えて忙しくなったりしています。働き方が変わったので、休憩時間の取り方がこれからの社会全体での課題になるかもしれません。システム上で上手に休憩がとれるような仕組みを作っていただけるといいなと感じています。

「meet in」を活用し、全スタッフがオンライン上で業務を完結できるようにしたい

――「meet in」を使って、今後達成したい目標があれば教えてください。

鈴鹿氏：最終的には、すべての仕事をオンライン上で完結できるといいなと考えています。

現在は原則自宅で勤務していますが、数名は事務所への出勤が必要でしたり、出張で東京にいかなければならないスタッフもおります。業務で国や県に提出する書類の代行業務をしていますが、今後はペーパーレス化が進むでしょう。そうなるとすべてのスタッフが場所にとらわれずに、業務をオンライン上でできるようになるはずです。

――最後に「meet in」の導入を検討されている方にアドバイスをお願いします。

鈴鹿氏：「meet in」などの新しいツールを積極的に導入することをおすすめします。新型コロナウイルスの流行で変化のスピードが速くなり、新しいことを積極的に進めないと今後のビジネス展開が難しくなると感じています。

変化のスピードはますます速くなるのではないでしょうか。新しいツールを導入する時に使える補助金や助成金もあります。国や都道府県が導入に際して費用を負担してくれますので、制度を活用しながら積極的に新しいツールを試してみて欲しいです。

――ありがとうございました。

＜取材・文＝ 株式会社センターグローブ＞